Synchronisation von PDF-Attachments zwischen lokalem Computer und Citavi-Cloud

Ausgangslage

In Ihrem Cloud-Projekt haben Sie mehrere PDF-Dateien gespeichert. Diese PDF-Dateien können Sie innerhalb und außerhalb von Citavi bearbeiten:

• Innerhalb von Citavi: Sie entnehmen Zitate, weisen Aufgaben zu oder ergänzen rote bzw. gelbe Markierungen. Wir bezeichnen diese Annotationen als «interne Annotationen».
• Außerhalb von Citavi: Eine PDF-Datei aus Ihrem Cloud-Projekt können Sie auch mit Ihrem PDF-Programm z.B. über das Tastaturkürzel ALT+STRG+O öffnen. Citavi schickt an Ihr Standard-PDF-Programm (z.B. Adobe Acrobat Reader) den Befehl, die im Projekt-Cache befindliche Datei zu öffnen. Sie können mit Ihrem PDF-Programm Highlights hinzufügen, Kommentare schreiben usw. Wir bezeichnen diese Annotationen als «externe Annotationen».

Problem

Wenn Sie versuchen, die PDF-Datei mit den externen Annotationen in Acrobat Reader zu speichern, ist direktes Speichern nicht möglich. Stattdessen erscheint ein umständlicher Speichern unter -Dialog.

Ursache

Dieses Verhalten hat nichts mit Citavi zu tun, sondern mit Sicherheitseinstellungen in Adobe Acrobat. Acrobat (und damit auch eine eventuell manipulierte PDF-Datei) darf bei der ersten Änderung niemals direkt speichern, sondern nur über den Speichern unter -Dialog.

Lösung

Adobe Acrobat war in der Vergangenheit von vielen und schwer wiegenden Sicherheitslücken betroffen. Wir raten deshalb davon ab, die Sicherheitseinstellungen zu schwächen.

Wenn Sie absolut sicher sind, dass sie nur vertrauenswürdige PDFs öffnen, können Sie in Acrobat unter Bearbeiten > Einstellungen > Sicherheit (erweitert) die Checkbox Geschützten Modus beim Start aktivieren ausschalten. Anschließend ist direktes Speichern wieder möglich.

Problem

Bei Ihrer Arbeit stellen Sie fest, dass externe Annotationen nicht in PDF-Dateien vorhanden sind, die für das gleiche Projekt auf anderen Rechnern vorhanden sind. Die Citavi Cloud verhält sich in diesem Punkt anders als OneDrive, DropBox o.ä.

Ursache

Die Citavi-Cloud ist dafür entwickelt worden, dass mehrere Personen zusammenarbeiten. Externe Annotationen in einer PDF-Datei werden als binäre Information in der jeweiligen PDF-Datei gespeichert, nicht in Citavi. Eine Synchronisierung dieser binären Informationen zwischen mehreren Benutzern ist technisch nicht möglich.

Weiterhin gibt es folgenden Ablauf, den wir zum Verständnis des Verhaltens von Citavi dokumentieren:

1. User U1 öffnet eine PDF-Datei auf Rechner R1 in einem PDF-Bearbeitungsprogramm, fügt externe Annotationen hinzu und speichert diese in der PDF-Datei.
2. U1 zeigt die PDF-Datei in der Citavi-Vorschau an.
3. Citavi erkennt automatisch, dass die PDF-Datei neue externe Annotationen enthält. Es legt automatisch für jede externe Annotation eine interne Annotation an und stellt diese in seiner PDF-Vorschau als Textunterstreichung dar.
4. Diese internen Annotationen werden über die Citavi Cloud synchronisiert (wie alle anderen internen Annotationen).
5. Wenn User U2 auf Rechner R2 das Projekt öffnet und das gleiche PDF in der Vorschau anzeigen lässt, werden die Unterstreichungen angezeigt. Er sieht also, an welcher Stelle U1 die externen Annotationen vorgenommen hat, obwohl die Datei selbst nicht in die Cloud hochgeladen wird.

Schritt 5 kann nur funktionieren, wenn U1 sein PDF in der Citavi-Vorschau anzeigen lässt, damit Citavi die neuen externen Annotationen erkennt.